Ablauforganisation

Alle mit der Anbahnung und Abwicklung von Außenhandelsgeschäften betrauten Mitarbeiter eines Unternehmens müssen schnellen Zugang zu aktuellen und zuverlässigen Informationen haben. Sie benötigen Auskünfte über Handelspartner, über unerwartete politische und wirtschaftliche Entwicklungen im Exportland, über den Erlaß neuer Import- und Exportbestimmungen oder über das Verhalten der Konkurrenz. In der Praxis werden bei vielen Unternehmen diese Informationen zwar zentral gesammelt und gepflegt, nur werden sie oft Entscheidungsträgern nicht rechtzeitig zugänglich gemacht.
Wichtig: Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter von der Notwendigkeit, Informationen und Erfahrungen auszutauschen. Nur wenn jeder mit den Problemen der fremden Märkte, den Eigenheiten eines Kunden und der Unzuverlässigkeit eines Lieferanten vertraut ist, kann er sich darauf einstellen und unnötige Spannungen und kostspielige Fehler vermeiden.

Selbst bei kleinen Außenhandelsunternehmen treten häufig Mängel in der Ablauforganisation der Verwaltung auf. Da es bei Außenhandelsgeschäften oft um Minuten geht, können sich solche Mängel verhängnisvoll auswirken. Wird beispielsweise ein wichtiges Telex oder Telefax an die falsche Abteilung weitergeleitet, der Konkurs eines Kunden der Buchhaltung vorenthalten, ein säumiger Zahler der Verkaufsabteilung nicht gemeldet oder eine politische Krise in einem Ausfuhrland der Einkaufsabteilung nicht unverzüglich genannt, können sich daraus schwerwiegende Fehlentscheidungen ergeben.

Sinnvoll zur Vermeidung derartiger Pannen ist es, von Zeit zu Zeit alle wesentlichen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen mit Ihren engsten Mitarbeitern zu besprechen. Dabei heben Sie dann die Notwendigkeit kurzer Entscheidungswege und klarer Kompetenzen hervor. Allerdings dürfen letztere nicht so weit gehen, daß wichtige Entscheidungen wegen des Fehlens eines Kompetenzträgers nicht gefällt werden können.
Fazit: Sorgen Sie dafür, daß jeder Ihrer qualifizierten Mitarbeiter das Arbeitsgebiet eines Kollegen vertretungsweise übernehmen kann.
Die besten Geschäftsbeziehungen nützen nichts, wenn Ihren Mitarbeitern bei der Anbahnung und Abwicklung von Außenhandelsgeschäften aufgrund fehlender Erfahrung und mangelhafter Ausbildung ständig Fehler unterlaufen, die zu Auftragsverlusten, Terminverzögerungen, Fehlmengen, Falschlieferungen und Beschädigungen führen.

Achtung: Stellen Sie deshalb keine Mitarbeiter ohne Außenhandelserfahrung ein, wenn sie benötigt wird. Die komplizierten internationalen Abwicklungsverfahren und die möglichen verheerenden Auswirkungen falsch ausgefüllter Dokumente erfordern sehr gut ausgebildetes Personal. Es reicht nicht, wenn ein Mitarbeiter eine Fremdsprache halbwegs beherrscht. Es wird Personal mit speziellen Kenntnissen im Außenhandel und sicherem Auftreten benötigt.
Die beste Werbung für ein Außenhandelsunternehmen sind die reibungslose Abwicklung aller Aufträge und ein erstklassiger Service.
Die Abwicklung von Außenhandelsgeschäften läuft über zwei Wege:

• um einen wird die Ware vom Exporteur zum Importeur transportiert,
• zum anderen das Geld vom Importeur zum Exporteur transferiert.

Beide Vorgänge müssen papiermäßig festgehalten werden, denn jeder Beteiligte verpflichtet sich zu einer bestimmten Leistung, die preislich und terminlich vorher vereinbart worden ist. Werden diese Leistungen in irgendeiner Form nicht erbracht, muß aufgrund der Papiere eindeutig nachvollziehbar sein, wer die Verantwortung für die Vertragsverletzung trägt.
Für fast alle Dokumente werden heute für den Fachmann einfach auszufüllende Formblätter verwendet. Da jedes Dokument Urkundencharakter besitzt, seien Sie beim Ausfüllen Ihrer Dokumente sehr vorsichtig. Anfangs lassen Sie sich am besten von Ihrer Hausbank helfen, die Ihnen dazu vielleicht auch kostenloses Informationsmaterial überläßt.
Die im Außenhandel gebräuchlichsten Dokumente lassen sich wie folgt gruppieren:

Gruppe 1: Rechnungen und ergänzende Papiere
Gruppe 2: Versanddokumente und Lagerschein
Gruppe 3: Kontrolldokumente
Gruppe 4: Versicherungspapiere
Gruppe 5: Sonstige Dokumente und Warenbegleitpapiere

Da die meisten Dokumente bereits weiter oben beschreiben worden sind, sollen hier nur die einzelnen Gruppen kurz beschrieben werden.

Gruppe 1:

Das wichtigste Dokument dieser Gruppe ist die Handelsrechnung, die dem Importeur Auskunft über ein Handelsgeschäft gibt und für die Einfuhrabfertigung benötigt wird.

Gruppe 2:

Versanddokumente werden unterteilt in solche, die eine Ware repräsentieren, und solche, die lediglich den Versand nachweisen. Zu den Versand-dokumenten zählen das Konnossement und der Ladeschein (Flußkonnosse-ment). Beide vertreten rechtlich eine Ware und können unabhängig von der beförderten Ware weitergegeben werden. Die Versandpapiere, die lediglich den Versand nachweisen, sind die Versandpapiere des Luftfrachtverkehrs, des Landfrachtverkehrs und der Posteinlieferungsschein. Bei der Einlagerung einer Ware bescheinigt der Lagerhalter mit einem Lagerschein die Übernahme der Ware und verspricht, sie wieder auszuliefern. Ähnlich wie beim Konnossement und Ladeschein vertritt ein Lagerschein rechtlich die Ware. Der Eigentümer des Papiers erwirbt Eigentum an die Ware und hat einen Anspruch auf die Herausgabe.

Gruppe 3:

Häufig werden Unternehmen damit beauftragt, im Auftrage von Importeuren Mengen- und Qualitätsüberwachungen von Exportgütern vorzunehmen. Als Nachweis für die Richtigkeit werden Analysezertifikate, Inspektionszertifikate und Qualitätszertifikate ausgestellt. Die Unternehmen, die diese Prüfungshandlungen vornehmen, sind weltweit tätig und unterliegen meistens einer strengen Kontrolle durch lokale Behörden. Anschriften dieser Unternehmen erhalten Sie von den Industrieund Handelskammern.

Gruppe 4:

Der Nachweis, daß eine Sendung gegen Transportrisiken versichert ist, kann durch eine Versicherungspolice oder ein Versicherungszertifikat erbracht werden. Beide Versicherungspapiere erfüllen den selben Zweck, sie unterscheiden sich in der Struktur jedoch deutlich. Eine Versicherungspolice (auch Einzelpolice genannt) wird für eine bestimmte Sendung ausgestellt. Ein Zertifikat ist ein Auszug aus einer Global-Police, die in der Regel alle Lieferungen, die während eines Zeitraumes getätigt werden, versichert.

Gruppe 5:

Unter den sonstigen Dokumenten sind das Ursprungszeugnis und die Warenverkehrsbescheinigung die wichtigsten. Ersteres ist ein Nachweis über die Herkunft einer Ware. Wird von Ihnen als Importeur ein Ursprungszeugnis verlangt, muß es von einer berechtigten Stelle im Ursprungsland ausgestellt sein. Mit der Warenverkehrsbescheinigung erklärt der Exporteur, daß die Ware entweder in einem EU-Land hergestellt oder in der EU zollamtlich zum Verkehr freigegeben worden ist.