Richtige Rechnungsstellung: Was muss alles auf eine Rechnung?

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Rechnungsstellung
© Andrey_Popov /shutterstock

Mit der Selbstständigkeit kommt nicht nur die „Freiheit“, sondern vor allem auch viele Verpflichtungen und Aufgaben. Man muss Aufträge bearbeiten, Kundenakquise betreiben, Deadlines einhalten und Rechnungen erstellen.

Der neue Arbeitsalltag besteht also nicht nur aus den schönen Seiten des Jobs. Da sich vor allem bei den Rechnungen häufig Fehler einschleichen, gibt es im Folgenden eine Übersicht, was unbedingt rein muss und was man sonst beachten sollte. So vermeidet man eine Abstrafung durch das Finanzamt nach Ablauf des Geschäftsjahrs.

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Zur Rechnungserstellung schreibt der § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) einige Pflichtangaben vor. Erst durch diese wird eine Rechnung als rechtsgültig anerkannt. Daher sollte diese folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung
  • Boni, Rabatte, Skonto (nach Vereinbarung)
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt mit (Netto-)Rechnungsbetrag
  • Entfallene Steuer-Beträge
  • Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)

Weiter wird empfohlen ein Zahlungsziel zu formulieren. Dieses sagt aus, bis wann der Kunde auf welches Konto den Rechnungsbetrag zu überweisen hat. Man muss also ein Datum sowie die vollständige Bankverbindung angeben.

Was passiert, wenn man eine Angabe vergisst?

Sobald eine der Angaben fehlt, und sei es nur das Datum, kann das Finanzamt solange den Vorsteuerabzug verweigern, bis man die Rechnung korrigiert hat.

Kleinunternehmerregelung: Was muss man beachten?

Selbstständige, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer sind diejenigen, deren Umsatz im Gründungsjahr 17.500 Euro nicht überschreitet.

Rechnungen müssen auch Kleinunternehmer erstellen, allerdings entfallen hier die Angaben zum Steuerausweis. Dafür muss in der Rechnung auf den § 19 des UStG verwiesen werden. Hierfür kann man im Formulare einfach folgendem Satz einfügen: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Wie vermeidet man Fehler?

Wenn man sich einmal mit den Vorgaben vertraut gemacht und eine entsprechende Vorlage erstellt hat, muss man nicht nichts weiter beachten. Wichtig ist es lediglich, dass man stets die gesetzlich aktuellen Rechnungsvorlagen verwendet. Wenn man sich trotz allem unsicher ist, kann ein spezielles Software-Programm die Arbeit der Rechnungserstellung erleichtern. Lexware ist ein renommierter Hersteller, der verschiedene Software-Lösungen zum Beispiel für Kleinunternehmer oder mittelständische Unternehmen anbietet. Einen Überblick zu den angebotenen Rechnungsprogrammen und dazu, was diese im Allgemeinen können (müssen) erhält man hier.

Tipp: Man sollte seine Rechnungen spätestens innerhalb von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung ausstellen. Tut man dies nicht, kann es bei einer Betriebsprüfung zu Ärger mit dem Finanzamt kommen. Außerdem ist der Kunden nicht mehr zur Zahlung verpflichtet!

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